どーも店長です。今回は、団体でのイベントの立ち上げについて書いていきたいと思います。
今回はこれまで知り合いやお友達同士で行っていた地域で行うチャリティイベントを、よりオフィシャルにするために比較的正式な団体に帰属させるというプロジェクトを進めていきます。
さて、そんな時どんなことに気をつけてイベントを組んで行ったらいいのかについて書いていきたいと思います。
団体としてイベントを成功させるためには、計画性・役割分担・協力関係・広報戦略が重要です。
Contents
STEP1、目的を明確にする
・なぜこのイベントを行うのか？（支援対象、地域貢献、認知拡大 など）
・成功の基準を決める（参加者数、寄付額、地域との関係強化 など）
どんな団体で行うにせよ、チームの共通認識や目的がぶれてしまうとまとまるものも纏まりません。
つまづいたりした時に、困った時に立ち返る『なぜイベントを行うのか』という目的を明確にし、それに共感できるメンバーを集めましょう。そして、成功の基準を決めることで「なんとなくやる」イベントから、目的意識を持って成功させるためにどうしたらいいかを考えて進められるようになります。
STEP2、実行委員会を組織し、役割を明確にする
実行委員会という名前でなくてもいいかもしれませんが（ここでは便宜的に実行委員会とします）、1つの組織体を作っていきましょう。そしてそれぞれの役割を明確にし、できれば得意な分野を受け持っていただきましょう。
| 役職 | 主な役割 |
|---|---|
| 実行委員長 | 全体の統括、最終決定 |
| 企画担当 | イベント内容の企画、運営計画 |
| 渉外担当 | スポンサーや協力団体との交渉 |
| 広報担当 | SNS・チラシ・プレスリリース作成 |
| 会計担当 | 予算管理、収支報告 |
| 当日運営担当 | 進行管理、ボランティア手配 |
各担当に責任者を1人決め、必要に応じて補佐をつけると円滑に回ります。
また、イベントに慣れたアドバイザーが１人いると、各担当者が困った時の助け舟となります。
STEP3、資金調達・協賛の確保
チャリティイベントの場合、企業や団体の協賛が重要です。
- 地元企業・団体に協賛依頼（パンフレットや会場での広告掲載を提案）
- 行政の補助金・助成金を活用（地域振興や社会貢献に関する補助金がある場合）
- クラウドファンディング（地域の人々からの支援を募る）
資金の確保はプロジェクト成功のための登竜門です。イベントの性質にもよりますが、後から資金を回収できるイベントもあれば、収益がほとんど生まれないイベントもあることでしょう。どんな場合でも潤沢な資金があれば大きなトラブルは起きにくいです。
STEP4、集客・広報戦略
オンライン（無料でできるもの）
- SNS活用（X・Instagram・Facebook）
開催前は「ワクワク感」を伝える
当日は「リアルタイム更新」
終了後は「お礼＆実績報告」 - LINE公式アカウントで情報発信
- イベントページの作成（Googleフォームなどで申し込み受付）
- YouTubeやTikTokでショート動画を作成
オフライン（地域密着型）
- 地元新聞・フリーペーパーへの掲載
- 会報や掲示板を活用
- 町内会や学校との連携（回覧板やPTAネットワーク）
- ポスター・チラシを配布（役場、スーパー、駅など）
特に地元の影響力が強い新聞社やラジオ局、地域メディアなどにプレスリリースを送るのは効果的です。
STEP5、当日の運営とリスク管理
当日は予期せぬトラブルが起こる可能性があるので、事前にシミュレーションしましょう。
・タイムスケジュールの作成
1時間単位でスケジュールを組み、関係者と共有
・緊急時の対応マニュアル作成
体調不良者の対応
天候不良の場合の代替案
事故・怪我発生時の対処法（救急車・警察連絡）
・ボランティアの確保・指示
役割を明確にし、当日のリーダーを決める
簡単なマニュアルを用意する
当日には様々な役割が存在します。受付・駐車場誘導・来賓のアテンド・広報部隊・安全管理・来場者誘導・イベント進行・音響などなどたくさんあります。イベントに応じた運営チームを編成していきましょう。
STEP6、イベント後の振り返りと報告
イベント後も重要なポイントがあります。
・ お礼の発信（SNS、新聞、協賛企業への報告）
・ 収支報告・寄付金の透明性を確保（チャリティイベントの時はなるべく行う）
・ 良かった点・改善点の共有（次回に向けたフィードバック）
STEP7、まとめ
・目的を明確にする
・ 実行委員会を組織し、役割を明確化
・ 協賛や助成金を活用して資金を確保
・ SNS＋地域メディアで広報を徹底
・ 当日のリスク管理を万全にする
・ 終了後の報告・振り返りを大切にする
